La Plataforma de Gestión Organizacional – PGO: Una iniciativa digital para lograr la interoperabilidad de los sistemas administrativos en el Perú.

08/09/2023

Conforme lo señalado en los “Principios de actuación para la modernización de la Gestión Pública”, el proceso de modernización consiste en modificar aspectos dentro del Estado para optimizar su gestión y generar bienestar en la sociedad, lo que implica la adopción de mecanismos, herramientas y técnicas, principalmente, para mejorar los resultados que entregan a las personas y a la sociedad por medio de sus intervenciones[1]. Entre estas herramientas se encuentran las informáticas, que no son únicamente de soporte, es decir, propias de una oficina de tecnologías de la información, sino que, en algunas entidades públicas, resultan esenciales para el cumplimiento de sus objetivos y funciones de línea. Actualmente, con el avance de la tecnología y la era digital, su uso es cada vez menos una opción y más una exigencia para lograr una gestión pública eficiente y eficaz en beneficio de las personas.

Para el órgano rector del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública, el uso de plataformas informáticas, definidas estas por la Real Academia Española como “entornos informáticos determinados, que utilizan sistemas compatibles entre sí”, ha resultado esencial para el registro, estandarización, seguimiento y/o control de diversas materias bajo su rectoría. Entre tales plataformas están: ii) el Sistema Único de Trámites – SUT, repositorio oficial de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad; ii) la Plataforma de Mejora Regulatoria, la cual alberga aplicativos para la implementación de instrumentos de mejora regulatoria como el Análisis de Impacto Regulatorio (AIR) y Análisis de Calidad Regulatoria (ACR); y, iii) la Plataforma Digital del Libro de Reclamaciones.[2]

El uso de tales plataformas, como entornos de generación y producción de información, contemplan la gestión del conocimiento como un valor agregado. Al respecto, Beltrán (2017[3]) señala que la gestión del conocimiento se puede entender como una herramienta que permite incrementar el valor público de las entidades, por cuanto dinamiza el accionar del Estado. Así, el citado autor, entre los aportes de la gestión del conocimiento a la generación de valor público en las entidades, menciona los siguientes: i) ayuda a resolver problemas de forma articulada y rápida a través de la consulta e implementación de las mejores prácticas y lecciones aprendidas; ii) promueve espacios para generar ideas y fomentar la innovación que permiten la identificación de conocimientos (formación, capacitación y experiencia) de los servidores públicos de la entidad y lo organiza para su acceso y uso; iii) interconecta a las áreas de la entidad (eliminación de las islas de conocimiento, de manera que dinamiza los procesos de aprendizaje y fortalece el ciclo de gestión de la política pública); y, iv) fortalece la oferta de productos y servicios de las entidades.

Bajo estas consideraciones, en el año 2021, con las modificaciones introducidas a los Lineamientos de Organización del Estado (Decreto Supremo N° 054-2018-PCM), aprobadas por el Decreto Supremo N° 064-2021-PCM, se incorpora a dichos Lineamientos la Décimo Sétima Disposición Complementaria Final, a través de la cual se da partida de nacimiento a la Plataforma de Gestión Organizacional- PGO. Esta plataforma informática, de naturaleza incremental, se crea como una herramienta para la gestión y tramitación de los documentos de gestión organizacional de las entidades de la administración pública de los tres niveles de gobierno, de manera similar a lo que ocurre con el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA), cuyos procesos de elaboración, aprobación y publicación se integran en el SUT (lo que podríamos denominar, para efectos de este artículo, fase 1).

Pero, además, en el marco de su carácter incremental, la disposición que crea la PGO establece que progresivamente incorpore otros instrumentos y mecanismos vinculados con la modernización de la gestión pública que establezca el rector de la materia. Bajo tal proyección y atendiendo a una gestión sistémica y no de “silos” o “islas del conocimiento” (según Beltrán), la Secretaría de Gestión Pública busca a través de la PGO: i) integrar sus diferentes plataformas (SUT, Plataforma de Mejora Regulatoria, Plataforma Digital del Libro de Reclamaciones), sin que ello afecte sus funcionalidades especializadas y más bien permitiendo introducir las mejoras que correspondan; así como, ii) incorporar nuevos “servicios” o funcionalidades a los existentes a la fecha, como por ejemplo, el registro de entidades públicas y de mecanismos de reforma del Estado (lo que podríamos denominar, para efectos de este artículo, fase 2). Cabe resaltar que la reciente Ley General de Mejora de la Calidad Regulatoria, aprobada por Decreto Legislativo N° 1565 (2023), regula de manera expresa la integración de la Plataforma de Mejora Regulatoria a la PGO, indicando que esta constituye el medio para gestionar la información y el conocimiento generado en materia de calidad regulatoria, garantizando la interoperabilidad con los otros medios del Sistema Administrativo de Modernización de la Gestión Pública.

Pero, siendo que los instrumentos y mecanismos vinculados con la modernización de la gestión pública no se agotan con los que están bajo rectoría de la Secretaría de Gestión Pública, se espera que la PGO pueda también integrar plataformas vinculadas a otros sistemas administrativos (lo que podríamos denominar, para efectos de este artículo, fase 3), considerando la necesidad de articulación entre sistemas administrativos, evidenciada en el Lineamiento 2.4 “Asegurar la articulación de los sistemas administrativos” de la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública-PNMGP al 2030 (Decreto Supremo N| 103-2022-PCM)[4]. Justamente, atendiendo tal necesidad, en el marco de las recientes facultades legislativas delegadas al Poder Ejecutivo, se refuerza la utilidad de la PGO al señalar que el seguimiento de las acciones de modernización e implementación de la PNMGP, así como las acciones para promover la gestión del conocimiento en la materia, se apoya, entre otros, en la Plataforma de Gestión Organizacional – PGO…[5]”.

Cabe resaltar que las fases antes descritas, pretenden dar cuenta de los alcances de la PGO, las que no necesariamente son consecutivas, pues podrían irse incorporando aplicaciones o funcionalidades vinculadas a cada fase de manera simultánea o sin un orden secuencial, en función a las prioridades, avances en su puesta en marcha, disponibilidad de recursos y/o coordinaciones o alianzas que se vayan generando con otros rectores de sistemas administrativos vinculados con la modernización de la gestión pública. Finalmente, considerando que la PGO tiene vocación de transparencia, se espera que cualquier interesado pueda tener acceso a sus módulos.

Reflexión final

Esperamos con mucha expectativa que la PGO, una vez puesta en marcha, se constituya progresivamente en una plataforma que contribuya a la optimización de la gestión interna de las entidades para la generación de valor público, así como en un instrumento que facilite la gestión del conocimiento y brinde soporte a la articulación de diversos procesos técnicos asociados a herramientas informáticas vinculadas con el sistema administrativo de modernización de la gestión pública en una primera fase y luego de los otros sistemas administrativos, haciéndolos más eficientes, eficaces e integrados cuando corresponda, en el marco de la situación futura deseada en la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2030: “Al 2030 contaremos con bienes, servicios y regulaciones de calidad que logren resultados de política pública, basados en evidencia y que atiendan las necesidades de las personas de manera oportuna y eficiente”.

Confiamos que la PGO se convierte en la herramienta digital que logre interoperar de manera progresiva los diversos aplicativos digitales de los sistemas administrativos del Perú, para generar información y trazabilidad de los resultados y beneficios que contribuyan a la mejora de la gestión institucional. La idea es que los sistemas administrativos originen y utilicen información cruzada y simultanea generada por los diversos sistemas administrativos, para lograr que las entidades públicas se organicen de manera óptima y oportuna.

[1] Lineamientos N° 001-2019-SGP, aprobados por Resolución de Secretaría de Gestión Pública N° 004-2019-PCM-SGP.

[2] De acuerdo con la Norma Técnica 001-2021-PCM-SGP, Norma Técnica para la gestión de reclamos en las entidades y empresas de la administración pública. la Secretaría de Gestión Pública es responsable de conducir, implementar y desplegar el proceso de gestión de reclamos en las entidades y empresas de la Administración Pública, así como administrar la plataforma digital “Libro de Reclamaciones”

[3] Beltrán Ogilvie-Browne, Diego Alejandro. XXII Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Madrid, España, 14 – 17 nov. 2017.

[4] “Para la generación de bienes, servicios y regulaciones de calidad, las entidades requieren de recursos, los cuales les son provistos por los distintos sistemas administrativos, varios de los cuales deben articularse para acortar plazos de atención y evitar la duplicidad de esfuerzos y requerimientos. Por ejemplo, cuando las entidades requieren tramitar sus documentos de gestión en materia de recursos humanos, se les solicita la aprobación previa de los documentos de gestión organizacional; lo cual evidencia la necesidad de integrar procesos de administración interna al interior de las entidades públicas, a fin de lograr una provisión oportuna de sus bienes, servicios y regulaciones.”

[5] Artículo 12 de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado modificado por el artículo 2 del Decreto Legislativo N° 1554 (2023).